En el ámbito de la gestión ambiental, social y de seguridad de las empresas, el cumplimiento normativo desempeña un papel fundamental para asegurar que las organizaciones operen de manera responsable y sostenible. Sin embargo, cumplir con los requisitos legales puede resultar una tarea compleja.
Aquí exploraremos los desafíos más comunes que enfrentan las empresas en relación con el cumplimiento normativo y detallaremos cómo llevar una gestión efectiva para superarlos.
¿Qué son los requisitos legales y por qué se necesitan?
Los requisitos legales son las leyes y regulaciones establecidas por organismos gubernamentales y autoridades competentes para regular las actividades ambientales, sociales y de seguridad de las empresas. Estos requisitos son necesarios para garantizar la protección del medio ambiente, la salud pública y el bienestar social. Cumplir con ellos es esencial para evitar sanciones legales, daños reputacionales y riesgos financieros.
¿De dónde salen los requisitos legales?
Los requisitos normativos pueden provenir de diferentes organismos emisores, dependiendo del país y la región. Estos organismos pueden incluir agencias gubernamentales, ministerios, comisiones regulatorias y organizaciones internacionales; las cuales emiten leyes, decretos, reglamentos y directivas que establecen los estándares y las obligaciones que las empresas deben cumplir.
Por ejemplo, las normas ISO como la 14001 de requisitos en cuanto a gestión ambiental, y las 45001 de seguridad y salud en el trabajo, exigen a las empresas tener identificados, actualizados y controlados sus requisitos legales aplicables.
¿Cómo gestionar los requisitos legales de manera efectiva?
La administración eficiente de estos requisitos es crucial para garantizar el cumplimiento normativo en la gestión ambiental y social. En este sentido, el software M-Risk proporciona una herramienta efectiva para enfrentar los desafíos asociados con el cumplimiento y llevar una mejora continua. Entre sus características se encuentran:
- Identificación y seguimiento de requisitos normativos: La complejidad de la legislación y las regulaciones puede dificultar la identificación y el seguimiento de los requisitos normativos relevantes para la organización. M-Risk cuenta con una base normativa que es actualizada mensualmente y sobre la cual los usuarios pueden definir su aplicabilidad para cada operación, sector e instalación de la compañía. De esta manera, se elaboran matrices de requisitos por gerencia y se envían actualizaciones sobre los cambios normativos relevantes de manera periódica, lo que permite a las empresas estar al tanto de las actualizaciones y tomar las medidas necesarias para cumplir con las nuevas regulaciones.
- Coordinación y comunicación interna: El cumplimiento normativo no es responsabilidad exclusiva de un departamento, sino que requiere la participación colaborativa de múltiples equipos dentro de una organización. La coordinación y comunicación eficiente entre estos actores son esenciales para asegurar un cumplimiento adecuado. M-Risk ofrece herramientas de colaboración y coordinación interna, lo que facilita la comunicación entre los diferentes equipos involucrados en el cumplimiento regulatorio. Se pueden asignar tareas, compartir información y documentos relevantes, y realizar seguimiento del progreso de las acciones de cumplimiento, todo en un solo lugar.
- Gestión y seguimiento de acciones de cumplimiento: La gestión y documentación de las actividades necesarias para cumplir con los requisitos legales y normativos debe ser ordenada. M-Risk simplifica este proceso al facilitar la gestión y seguimiento de las actividades de cumplimiento. El software permite establecer y asignar tareas, definir fechas límite y prioridades, realizando un seguimiento del progreso en tiempo real. Además, proporciona alertas y notificaciones para recordar la verificación del cumplimiento de las obligaciones.
- Generación de informes y preparación para auditorías: La generación de informes precisos y completos es fundamental para demostrar el cumplimiento normativo en la gestión ambiental y social. M-Risk permite recopilar y almacenar de manera centralizada los datos relevantes para el cumplimiento normativo, facilitando la generación de informes detallados. Además, el software simplifica la realización de auditorías internas y externas al proporcionar una visión panorámica de las acciones de cumplimiento y evidenciar la documentación y los registros necesarios para las auditorías. Con el software M-Risk, es posible conocer el estado real del cumplimiento normativo por operación, sector, e incluso instalación en todo momento.
Simplificando el cumplimiento normativo en la gestión ambiental y social
Como vimos, las actividades de cumplimiento normativo en la gestión ambiental y social son un desafío constante para las organizaciones debido a que nuevas regulaciones y modificaciones de los cuerpos normativos ocurren de manera periódica; lo que exige un análisis para determinar aplicabilidad a las operaciones de la compañía. Sin embargo, el software M-Risk proporciona una plataforma integral para gestionar el cumplimiento legal de manera eficiente y efectiva, superando los obstáculos característicos de la actividad.
Al aprovechar las funcionalidades y herramientas de M-Risk, es posible convertir la información al instante para una toma de decisiones informada y asertiva en temas tan relevantes como la gestión del cumplimiento normativo. Así las organizaciones pueden operar de manera responsable y sostenible, mejorando el cumplimiento de las regulaciones y normativas ambientales y sociales en un entorno en constante cambio.
Con M-Risk, el cumplimiento normativo deja de ser una carga abrumadora y se convierte en una oportunidad para demostrar la excelencia en la gestión ambiental y social de la organización.
