Con el aumento paulatino de las obligaciones legales de las empresas; asegurar el cumplimiento de las normativas aplicables a la compañía, y en consecuencia evitar sanciones por parte de las autoridades competentes, se ha convertido en una actividad preeminente y desafiante.
Según el reporte “Principales prioridades para líderes de Legal, Cumplimiento y Privacidad en 2022” de Gartner; uno de los cinco grandes desafíos para las empresas son las “desordenadas e ineficientes herramientas para el seguimiento y comunicación de los cambios regulatorios”.
Para combatir el desafío que genera el seguimiento y trazabilidad de las actualizaciones normativas; las áreas legales de las organizaciones se han apoyado en herramientas digitales que permiten conocer y controlar el cumplimiento de toda la normativa aplicable a la empresa; para luego hacer seguimiento a cada una de las obligaciones adquiridas y así tener el control de los riesgos legales asociados al negocio.
La tecnología ha revolucionado la gestión de normativas, pero para aprovechar sus funcionalidades es necesario aplicar estas soluciones de manera correcta.
Los pasos para una adecuada gestión normativa
Para una gestión legal de primer nivel, resulta útil dividir el proceso en 4 pasos: Análisis y detección (1), Acciones de prevención (2), Seguimiento y monitorización (3) y Solución a incidencias (4).
En cada caso, es necesario llevar a cabo acciones clave para asegurar una responsable diligencia:
1. Análisis y detección
Porque las normativas aplicables al negocio están directamente relacionadas a la actividad de éste, el primer paso es la detección de los riesgos legales que posee la empresa; valorizando su gravedad y probabilidad de ocurrencia.
Esto abarca:
- Análisis de procesos, actividades, productos y/o servicios administrados
- Identificación de requisitos aplicables y elaboración de matriz de normativas
- Identificación y actualización periódica de normas aplicables a la actividad de la organización. La solución digital de M-Risk actualiza su base normativa de manera mensual; simplificando este proceso.
2. Acciones de prevención
Identificados los riesgos legales que posee la organización, es necesario definir procesos para controlarlos y así evitar que se produzcan incumplimientos.
Para eso, el software M-Risk cuenta con alertas y notificaciones que recuerdan al responsable verificar el cumplimiento de las obligaciones legales de la compañía.
3. Seguimiento y monitorización
Para asegurar el cumplimiento de todas las normativas, es necesario llevar a cabo un seguimiento de los verificadores de cumplimiento. Esto contempla:
- Actualizar de manera periódica las matrices de normativas
- Evaluar el cumplimiento de las normativas aplicables y medir el desempeño a través de los indicadores de cumplimiento de M-Risk Analytics.
En la solución M-Risk, los indicadores de cumplimiento son a diversos niveles y permiten mostrar desde un estado general hasta un nivel de detalle mayor; permitiendo una minuciosa medición del desempeño.
Además, por medio de dashboards específicos según requerimiento del usuario, la información se presenta en la aplicación en tiempo real; permitiendo tomar acciones inmediatas y así evitar caer en incumplimientos y multas.
4. Solución a incidencias
Para resolver incidencias; ya sean derivadas de auditorías internas, planificadas y/o por el seguimiento periódico de verificadores, es necesario tener un plan de acción preparado y listo para su ejecución.
Las características necesarias de los sistemas digitales de gestión normativo
Tener un proceso establecido, aunque primordial, no es suficiente. Contar con herramientas que trabajen la información de manera que resulte útil para el usuario es tan importante como un proceso eficiente.
La solución digital de M-Risk permite visualizar los indicadores de cumplimiento y KPI’s a diversos niveles, desde el estado general hasta un nivel profundo de detalle; lo que resulta útil para mantener una administración total del área.
Por otro lado, porque un error en la gestión de normativas puede resultar perjudicial para la continuidad del negocio, M-Risk obliga cargar evidencias de cumplimiento asociadas a cada obligación que se indica en la normativa, disminuyendo así la posibilidad de errores.
Implementar y mantener un sistema de gestión corporativo eficaz requiere cumplir con el marco normativo correspondiente. Con las crecientes exigencias, las soluciones digitales llegan como la respuesta a los ascendentes desafíos que las áreas legales de las compañías enfrentan hoy en día.
