En el competitivo mundo de los negocios, la obtención de permisos sectoriales y ambientales es un paso fundamental para cualquier empresa, independientemente de su sector, ya sea minería, energía, servicios o manufactura.
Sin embargo, este proceso puede ser un verdadero dolor de cabeza, especialmente cuando se trata de gestionar una multitud de permisos y regulaciones. No contar con una solución organizada y eficiente puede dar lugar a innumerables obstáculos, desde la falta de seguimiento hasta la pérdida de documentación crucial.
En estos casos ¿cuál puede ser la solución? En este artículo exploramos las soluciones y las respuestas que nos puede brindar la tecnología, con su capacidad para mejorar la gestión y eficiencia, emergiendo como una aliada invaluable en la obtención de permisos.
Problemas Comunes en la Gestión de Permisos
Cada empresa, sin importar su rubro, debe lidiar con una variedad de permisos y regulaciones. Cada uno de estos permisos puede involucrar múltiples actividades y sub normativas. Para el caso de la minería, pueden llegar a ubicarse entre 300 y 500, y de ser rechazados al final del proceso, la empresa debe presentar nuevamente el expediente subsanando todas las objeciones que el ente regulador haya encontrado en el proyecto.
En muchos casos, las empresas aún recurren a métodos manuales como planillas electrónicas para gestionar esta abrumadora cantidad de documentación. Los inconvenientes surgen cuando se produce rotación de personal, la información no se encuentra respaldada o no se actualiza rigurosamente. Conceptualmente, toda la gestión y los documentos forman parte de la “Memoria Institucional” que toda compañía debe construir en el tiempo.
La situación se agrava aún más debido a la falta de claridad en cuanto a la cantidad y el tipo de permisos necesarios para proyectos específicos. Asimismo, la forma en que se está organizado y la metodología para abordar esta problemática es deficiente, lo que puede resultar en la pérdida de documentos críticos y retrasos en la obtención de permisos.
Estos problemas pueden desencadenar multas y sanciones, y en el peor de los casos retrasos infinitos en la obtención de las aprobaciones o la paralización del proyecto, trayendo como consecuencia tanto pérdidas económicas sustanciales como de tiempo, afectando la confiabilidad de la empresa y sus ganancias o ventas (cambia la rentabilidad esperada).
Procesos manuales vs. uso de tecnología para la gestión de permisos
El dilema es evidente: ¿Se dedica personal para gestionar manualmente esta documentación o se aprovecha la tecnología para simplificar el proceso?
Este enfoque cambia de un sector a otro y de una empresa a otra. Algunos sectores, como la generación eléctrica, han optado por contar con un área de permisología. Esta área se encarga de coordinar y supervisar toda la gestión de permisos en cada una de las etapas de los proyectos, lo que implica identificar los permisos necesarios, definir los pasos requeridos para obtenerlos y recopilar los antecedentes necesarios para presentar la solicitud de esos permisos.
Por otro lado, hay empresas que no tienen un área de permisología específica. En lugar de ello, suelen asignar la responsabilidad a áreas de medio ambiente. En este enfoque, la trazabilidad de la información y la planificación en la obtención de permisos pueden ser más desordenadas, y a menudo no se tiene claridad sobre cuántos permisos son necesarios y cuáles son.
Ventajas de las plataformas tecnológicas para la gestión de permisos
El uso de una plataforma tecnológica para la gestión de permisos ofrece una serie de ventajas notables, donde todos los responsables trabajan de manera distribuida, pero colaborativa sobre una misma aplicación:
- La aplicación es un concentrador (hub) de la gestión de permisos: todos los usuarios funcionales (internos o externos) puede realizar sus tareas desde cualquier parte, quedando toda la información respaldada y trazable. Se descentraliza la gestión de permisos, permitiendo que múltiples personas estén involucradas sin restricciones de usuarios.
- Gestión centralizada de documentos: todos los documentos generados y obtenidos en el proceso se indexan y almacenan estructuradamente, eliminando el riesgo de pérdida o extravió de documentos, pues además existe un respaldo permanente de la información.
- Metodología de trabajo: una aplicación tiene asociada una metodología de gestión, logrando que todo el equipo involucrado optimice su desempeño. Asimismo, al existir una forma de trabajo, el equipo se cubre ante ausencias, sin que cambie la gestión.
- Notificaciones: la aplicación envía avisos en cada fase de los procesos de obtención de permisos, la gestión de los mismos o simplemente cuando se necesita la renovación de algún proceso, en definitiva, guía y le pone ritmo al proceso.
- Reportería: al tener toda la información y documentación cargada en la aplicación, es posible obtener reportes del estado de obtención y cumplimiento al instante, de manera automática y consistente, sin que nadie deba ejecutar dicha actividad. Esto permite destinar todo el tiempo a la gestión y no a sacar reportes de planillas electrónicas.
- Minimiza el riesgo de paralización del proyecto: el seguimiento en tiempo real y la gestión eficiente de permisos garantizan que los proyectos no se detengan debido a la falta de información o a la demora en la obtención o renovación de permisos.
La eficiencia de la tecnología de software en la gestión de permisos
La tecnología no solo agiliza la gestión de permisos sectoriales, sino que también permite la supervisión y la planificación de las acciones externas para la obtención de permisos. Las soluciones cuentan también con una base de permisos que facilitan la gestión del usuario, pues le indica el “paso a paso” para la gestión.
En conclusión, la obtención de permisos sectoriales y ambientales es una necesidad inherente a toda empresa y que no puede pasarse por alto. Estas nuevas plataformas de procesamiento de la información han demostrado ser una solución efectiva para abordar los desafíos internos en la gestión de permisos, mejorando la organización y el control de la información. Aunque no puede influir en los tiempos de respuesta de las autoridades, permiten a las empresas tener claridad sobre su situación en todo momento, evitando retrasos y multas.
En última instancia, la gestión de permisos basada en tecnología no reemplaza al personal, sino que lo hace más eficiente y brinda una mayor trazabilidad, transparencia y control en un proceso crucial para el desarrollo empresarial.
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