Hoy quiero invitarte a centrar toda tu atención en una función que, a veces, es vista por algunos gerentes de forma superficial, sin apreciar los verdaderos alcances y beneficios para sus empresas, así como las posibles consecuencias negativas que podrían derivarse de esta falta de visión.
Se trata del compliance o función que se encarga de velar por el cumplimiento de las normas legales y regulatorias que aplican a una organización.
Si bien este concepto nació para atender las consideraciones generales del ámbito legal, posteriormente, gracias a las regulaciones impuestas por la ley 21.595 y la normativa 461 de la CMF (Chile), en la actualidad se vincula con muchos más aspectos.
Esta función ha ganado cada vez más importancia en los últimos años, debido a la creciente complejidad de las normativas y al aumento de los riesgos asociados; por lo tanto, es algo que no debemos ver a la ligera.
Dentro de este entorno empresarial, es importante comprender que el compliance tiene un carácter multidimensional, ya que abarca diferentes ámbitos como el financiero, el tributario, el laboral, el medioambiental y el de la seguridad y protección de la información.
Múltiples dimensiones: nuevos desafíos
La importancia del compliance radica en que permite a las organizaciones prevenir y mitigar los riesgos legales, reputacionales y operativos que pueden afectar su sostenibilidad y competitividad.
Además, el compliance contribuye a generar confianza y transparencia entre los stakeholders de la empresa, como los clientes, los proveedores, los empleados, los accionistas, los reguladores y la sociedad en general.
Esta complejidad plantea una serie de desafíos y problemáticas para los gerentes de las organizaciones, especialmente en el contexto chileno, donde la legislación y la regulación son cada vez más exigentes y cambiantes. Algunas de estas problemáticas son:
- Poca comprensión de la multidimensionalidad del compliance, lo que puede llevar a una visión parcial de los actores y elementos que dan forma a este concepto, motivando la falta de alineación entre la estrategia y el cumplimiento.
- La dificultad para integrar el compliance en la cultura organizacional, lo que implica promover valores y principios entre los colaboradores, así como establecer mecanismos de comunicación, capacitación y monitoreo.
- La escasez de recursos humanos y técnicos para implementar y gestionar el compliance, lo que puede limitar la capacidad de respuesta y adaptación de la empresa ante los cambios normativos o las contingencias.
- La resistencia al cambio o la falta de compromiso de los líderes y los colaboradores con el compliance, lo que puede generar conflictos, desmotivación o incumplimientos.
Algunos riesgos en la mira
Las razones mencionadas pueden llevar a los gerentes a subestimar o ignorar la importancia del compliance para sus empresas, lo que puede tener consecuencias negativas a corto y largo plazo, tales como:
- Pérdida de competitividad y oportunidades de negocio: El incumplimiento de las normas puede suponer una desventaja competitiva frente a otras empresas que sí cumplen, o incluso impedir el acceso a determinados mercados o clientes que exigen un alto nivel de compliance.
- Pérdida de recursos y sostenibilidad: El incumplimiento de las normas puede acarrear sanciones legales, económicas o administrativas, así como demandas por parte de los afectados, lo que puede suponer un costo elevado para la empresa y poner en riesgo su viabilidad y sostenibilidad. Las sanciones podrían generar multas con montos millonarios (dependiendo del sector), así como incluir el cierre de la empresa, incluso cargos legales con privativas de libertad.
Pasos para la aplicación efectiva del compliance
Ante estas problemáticas, los gerentes deben adoptar un enfoque proactivo, integral y dinámico del compliance, que les permita identificar, evaluar, gestionar y mejorar los aspectos relevantes para el cumplimiento. Para ello, se recomienda:
- Realizar un diagnóstico del estado actual del compliance en la organización, considerando no solo los requisitos legales y regulatorios, sino también los riesgos y las oportunidades que se derivan de ellos.
- Definir e implementar un plan de acción que establezca los objetivos, las responsabilidades, los plazos y los indicadores de cumplimiento, así como la determinación de herramientas que permitan gestionar la prevención, detección, corrección y mejora.
- Evaluar el desempeño y la efectividad del compliance, mediante el seguimiento de los indicadores y la detección de oportunidades de mejora.
- Revisar y actualizar el compliance, en función de los resultados obtenidos, los cambios normativos, las tendencias del mercado, las expectativas de los stakeholders, las mejores prácticas, entre otros insumos.
Herramientas tecnológicas: una solución integral
Atender dichas acciones puede suponer un gran esfuerzo para las empresas, que deben dedicar recursos humanos, técnicos y financieros para implementar y mantener un sistema de compliance eficaz y eficiente. Sin embargo, la tecnología de software puede ser una gran aliada para solucionar estos desafíos, ofreciendo una serie de ventajas como:
- Automatizar y optimizar los procesos de compliance como la recopilación, el análisis, el almacenamiento y el reporte de la información, reduciendo el tiempo, costos y errores, y mejorando la calidad y consistencia de los resultados.
- Facilitar y agilizar el acceso a la información relevante, como las normativas, los estándares, los riesgos, las medidas, las evidencias y los informes, al usar plataformas digitales, bases de datos, buscadores y alertas, mejorando la disponibilidad y la actualización de los datos, y facilitando la toma de decisiones y la acción correctiva.
- Integrar y conectar los sistemas de compliance, tanto internos como externos, mediante interfaces, protocolos y estándares comunes, para mejorar la coordinación y la colaboración entre los diferentes departamentos, áreas y niveles de la organización, así como con las autoridades y los grupos de interés.
Para alcanzar estos objetivos, asegúrate de escoger herramientas tecnológicas que permitan:
- Implementar y supervisar todas las dimensiones del compliance, identificando los requisitos legales más actualizados y las medidas de control, mediante informes y evidencias.
- Identificar permisologías requeridas, tanto generales, como específicas del sector de tu negocio, y la simplificación de su gestión para evitar pérdidas de tiempo.
- Facilitar la comunicación entre los empleados y la empresa, integrando la información que proviene de distintas áreas o departamentos.
- Verificar y evaluar el grado de cumplimiento de las normas y los estándares, mediante la realización de pruebas, revisiones y análisis de los procesos y las operaciones de la empresa, a través del monitoreo y notificación del estatus de avance de cada requerimiento en tiempo real.
- Aplicar metodologías, técnicas y estándares de pruebas, validación y verificación del software para mejorar la efectividad de la gestión y la seguridad.
Desde esta perspectiva, es comprensible la dificultad que se observa entre las organizaciones para abordar la gestión del Compliance.
La multidimensionalidad es el elemento que proyecta mayor complejidad para alcanzar un mejor entendimiento. En consecuencia, esto forma parte de los desafíos a ser abordados por las empresas, en el muy corto plazo para adecuarse a las exigencias regulatorias y de mercado.
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