La gestión efectiva de stakeholders es un pilar fundamental para el éxito de cualquier proyecto. En este contexto, los gerentes generales desempeñan un papel relevante al tener la misión de involucrar a los actores clave. Comprender y equilibrar las necesidades y expectativas, y mantener una comunicación fluida son aspectos esenciales para asegurar el apoyo y la colaboración durante la ejecución de los proyectos.
Sin embargo, la vinculación con stakeholders no está exenta de desafíos. Los gerentes se enfrentan a una serie de obstáculos que pueden dificultar la creación de relaciones sólidas y productivas. Exploremos los principales retos para alcanzar una vinculación efectiva con los grupos de interés, y consideremos insights sobre algunas prácticas para superarlos.
Desafíos en la vinculación con stakeholders
1. Diversidad de los grupos de interés
Los proyectos empresariales a menudo involucran una amplia gama de actores con intereses diversos. En ocasiones, las empresas desconocen con quién van a relacionarse.
La gestión de esta diversidad y la creación de un enfoque integral pueden ser desafíos significativos, por lo tanto, la acción inicial debe orientarse a la identificación precisa de stakeholders, esto incluye tanto a los internos (como empleados, gerentes y departamentos) como a los externos (como clientes, inversionistas, reguladores y la comunidad).
Una vez identificados, es importante priorizar a estos grupos según su nivel de interés e influencia en el proyecto. En particular, para las grandes empresas, especialmente en sectores como la minería o la industria, es fundamental determinar el impacto de sus operaciones; tanto para las comunidades que pudieran resultar afectadas, como también para las organizaciones (como Greenpeace, por mencionar alguna) que puedan generar críticas relacionadas con el impacto ambiental y social.
Como lo hemos mencionado en anteriores artículos, la gestión sostenible de los recursos, la mitigación de efectos negativos y la promoción de prácticas responsables son elementos esenciales para el éxito de cualquier estrategia de relacionamiento.
2. Comunicación efectiva
La falta de comunicación puede dar lugar a conflictos y malentendidos, afectando negativamente la ejecución del proyecto.
Por lo tanto es crucial desarrollar un plan de comunicación claro y conciso que defina qué información se debe comunicar a cada stakeholder, cómo se comunicará y con qué frecuencia.
3. Gestión de expectativas
Alinear las expectativas de los stakeholders con la realidad del proyecto puede resultar complicado. Los gerentes generales deben gestionar las expectativas de manera transparente para evitar decepciones y desconfianza; de igual manera, establecer expectativas realistas desde el inicio del proyecto y gestionarlas proactivamente a lo largo del mismo.
4. Cambio en las prioridades
Las prioridades de los stakeholders pueden cambiar a lo largo del tiempo debido a factores internos o externos. Adaptarse a estos cambios y ajustar la estrategia de vinculación es esencial para mantener relaciones consistentes; así como, identificar y analizar los potenciales conflictos de intereses entre stakeholders con el fin de desarrollar estrategias para gestionarlos de manera constructiva y eficiente.
Diversos tipos de stakeholders en la ejecución de proyectos
La gestión efectiva de stakeholders requiere un enfoque personalizado para cada tipo de interés. Los gerentes generales deben comprender las características distintivas de cada grupo y adaptar sus estrategias de vinculación en consecuencia. Exploremos los principales tipos de stakeholders y algunas recomendaciones para cada uno:
- Comunidades y reguladores: Los grupos comunitarios pueden verse afectados por el proyecto en términos de medio ambiente, empleo, entre otros. Los entes reguladores pueden imponer requisitos y restricciones significativas. La reputación en la comunidad puede impactar la aceptación del proyecto.
Recomendaciones:
- Colaborar activamente con la comunidad y escuchar sus preocupaciones.
- Cumplir con normativas y regulaciones locales.
- Implementar prácticas sostenibles y responsables socialmente.
- Clientes: Tienen un interés directo en el producto o servicio final. Su satisfacción afecta directamente a la reputación de la empresa. Pueden proporcionar valiosa retroalimentación sobre la calidad y la utilidad del producto.
Recomendaciones:
- Mantener líneas abiertas de comunicación para entender las expectativas del cliente.
- Realizar encuestas y análisis de satisfacción para medir y evaluar continuamente la experiencia del cliente.
- Ajustar estrategias según las necesidades y comentarios de los clientes.
- Accionistas/Inversionistas: Buscan un retorno de inversión. Pueden tener un impacto significativo en decisiones estratégicas. Su confianza puede influir en la valoración de la empresa en el mercado.
Recomendaciones:
- Proporcionar reportes transparentes y actualizados.
- Comunicar claramente la visión y la estrategia de la empresa.
- Gestionar expectativas y demostrar un enfoque sostenible a largo plazo.
- Empleados: Contribuyen directamente a la ejecución y éxito del proyecto. Pueden ser afectados por cambios en la empresa, afectando su moral y desempeño. Representan la cultura interna de la organización.
Recomendaciones:
- Fomentar una comunicación abierta y transparente.
- Reconocer y recompensar el buen desempeño para mantener la motivación.
- Proporcionar oportunidades de desarrollo y capacitación.
Monitorear y evaluar la vinculación
Medir y evaluar el desempeño y el impacto de la vinculación con los distintos stakeholders resulta crucial para conocer el grado de cumplimiento de los objetivos y los beneficios generados para todas las partes involucradas en un proyecto.
Es el camino adecuado para identificar las fortalezas y debilidades de la gestión de relacionamiento con los grupos de interés, y detectar las oportunidades de mejora, así como las acciones correctivas o preventivas que sean necesarias para generar valor compartido y sostenible, con el objetivo de contribuir al desarrollo del entorno y de la sociedad en general.
Implementar un sistema de seguimiento continuo resulta de gran utilidad para evaluar el progreso hacia las metas establecidas. Al igual que la incorporación de herramientas digitales que permitan recopilar y analizar información relevante y actualizada en tiempo real.
Utilizar herramientas de análisis de datos proporciona una vía precisa al examinar tendencias y patrones relacionados con los indicadores establecidos para determinar las distintas métricas aplicables a la gestión de relacionamiento, con el fin de facilitar la identificación de áreas de mejora y éxito.
Al adoptar soluciones digitales, las empresas pueden monitorear los cambios de percepción de sus grupos de interés, identificarlos y clasificarlos, al igual que plasmar todas las interacciones vinculadas y las acciones clave que sostienen las iniciativas que forman parte de las estrategias.
Un buen ejemplo de estas herramientas lo representa M-Risk, software de gestión integral ESG, al disponer de una aplicación que permite consolidar un mapa de stakeholders (mostrado en la imagen), organizados según su nivel de poder, posibilitando el monitoreo de los cambios de percepción para una gestión adecuada y una toma de decisión certera.
En cualquier caso, los gerentes generales deben abordar los desafíos mediante la implementación de mejores prácticas y el uso de herramientas adecuadas para medir y gestionar el impacto de sus relaciones con los diversos stakeholders. La transparencia, la comunicación efectiva y la adaptabilidad son clave en este proceso dinámico y esencial para el crecimiento sostenible de cualquier organización.
