La gestión efectiva de requisitos legales es una parte fundamental de la operación de cualquier empresa. Estos requisitos pueden provenir de una variedad de fuentes, como leyes nacionales e internacionales, regulaciones gubernamentales, normativas industriales y estándares específicos del sector, que pueden variar según el tamaño, la actividad y el ámbito geográfico de la organización.
Cumplir con estos requisitos no solo es esencial para evitar sanciones legales, sino también para construir una reputación sólida y fomentar la confianza entre clientes, socios y partes interesadas.
Sin olvidar que el registro de los requisitos legales es la base de toda gestión ambiental y de prevención de riesgo; por lo tanto, demostrar el cumplimiento de estos requisitos determina la aprobación de los permisos que otorgan las autoridades competentes.
El principal mecanismo que utilizan las empresas, para atender al registro de los requerimientos y el cumplimiento de las normativas, es la creación de una matriz de requisitos legales que, por lo general, es realizada de forma semi manual con la asistencia de una aplicación básica para construir planillas electrónicas (por ejemplo, Microsoft Excel)
Si bien un documento de este tipo permite la visualización de un panorama amplio de la información sobre la normatividad que afecta a la organización, este carece de cualquier tipo de dinamismo, y no dispone de la posibilidad de administrar las evidencias de cumplimiento asociadas a los requisitos legales.
Principales desventajas al usar una matriz de requisitos legales
- Puede ser un documento muy complejo, ya que debe incluir todas las normas, leyes y estándares que aplican a la organización, según su actividad, sector, ubicación, etc. Esto implica una gran cantidad de información, que puede ser difícil de organizar, clasificar y actualizar con la intervención de mecanismos semi manuales, como en la construcción de una hoja de cálculo.
Además, una matriz de requisitos legales puede contener información redundante o innecesaria, que puede dificultar la identificación y el seguimiento de los requisitos más relevantes o prioritarios.
- Una matriz de requisitos legales requiere de un mantenimiento constante, ya que las normas, leyes y estándares pueden cambiar o actualizarse con frecuencia, lo que implica revisar y modificar el documento periódicamente. Este mantenimiento requiere de un tiempo y un esfuerzo considerable, que puede restar recursos a otras actividades o procesos de la organización. Además, el mantenimiento de una matriz de requisitos legales puede implicar un riesgo de error o desactualización, si no se realiza de forma adecuada.
- Puede ser una herramienta poco eficaz, al ofrecer una información más general y estática de los requisitos legales, presentando dificultad para ser adaptada o modificada según las particularidades o necesidades de cada organización.
- Se trata de una herramienta poco integrada, ya que puede ser difícil de relacionar o complementar con otras herramientas o sistemas de gestión, como los sistemas de gestión de calidad, ambiental, de seguridad, entre otros.
Una solución digital para gestionar los requisitos legales
Las herramientas digitales son recursos que facilitan y optimizan la gestión del cumplimiento legal de las empresas, al permitir conocer, controlar, verificar y demostrar el grado de cumplimiento de los requisitos legales que son aplicables a las empresas, así como identificar y prevenir los riesgos legales asociados a su actividad.
Al utilizar plataformas especializadas de software se puede disponer del uso de fichas que permiten un registro electrónico detallado para cada requisito legal específico. Cada ficha proporciona información exhaustiva sobre el requisito, incluyendo su descripción, fecha de implementación, responsables asignados, acciones tomadas y cualquier documentación asociada.
Las fichas digitales permiten mantener los requisitos legales actualizados de forma fácil y rápida, al consultar y analizar las normas, leyes y jurisprudencias de forma automática y constante, y, adicionalmente, generar notificaciones que alertan sobre los cambios o novedades que se produzcan.
Por el contrario, la matriz de requisitos legales requiere de una búsqueda y análisis exhaustivo de las normas, que debe realizarse de forma manual y periódica, lo que puede implicar un mayor tiempo, esfuerzo y riesgo de error o desactualización.
Por otra parte, al utilizar fichas digitales para el registro de los requisitos, se da lugar a la personalización de la información de acuerdo a las necesidades, objetivos y características de cada organización, ya que se pueden crear, modificar, eliminar, filtrar, ordenar y agrupar los requisitos según diferentes criterios (como tipo, origen, responsable, estatus, entre otros).
En cambio, la matriz de requisitos legales ofrece una información más genérica y estándar de los requisitos legales, que puede ser difícil de adaptar o modificar.
De igual manera, contar con la información basada en fichas digitales posibilita la integración con otras herramientas o sistemas de gestión, como los sistemas de gestión de calidad, ambiental, de seguridad y salud en el trabajo, y, en consecuencia, esto facilita la generación de informes, indicadores, alertas y evidencias que ayudan a verificar, controlar, demostrar y mejorar el cumplimiento.
Una matriz de requisitos tradicional solo ofrece información aislada y estática que puede ser difícil de relacionar o complementar con otras herramientas o sistemas de gestión.
En cualquier caso, la matriz legal no es más que un reporte que puede ser emitido por una plataforma digital a partir de la información registrada en las fichas de cada requisito, presentando el estado del arte del nivel de cumplimiento normativo en cualquier momento que sea necesario, y con la garantía de que la información disponible es confiable y totalmente actualizada.
Reportabilidad a través de PowerBI
Otra gran ventaja al usar fichas digitales para el registro de los requisitos legales es su gran potencial para integrar la información con otros sistemas, como ocurre en la integración con esta herramienta de Business Intelligence.
Por medio de reportes y dashboards personalizados, configurados a partir de cualquier requerimiento, se permite una visualización estructurada del estado general de las obligaciones, como también de la información consolidada por las diferentes gerencias, áreas, operaciones e incluso para cada usuario. Información que se presenta en tiempo real, para potenciar la toma de decisiones y la determinación de acciones inmediatas.
Implementar un sistema de gestión de requisitos legales para demostrar el cumplimiento es una decisión estratégica que no solo protege a la empresa de riesgos legales, sino que también impulsa una cultura de responsabilidad y ética empresarial.
